Elementos que componen una base de datos

Que son las bases de datos

Es el conjunto de informaciones almacenadas en un soporte legible por ordenador y organizadas internamente por registros (formado por todos los campos referidos a una entidad u objeto almacenado) y campos (cada uno de los elementos que componen un registro). Permite recuperar cualquier clase de información: referencias, documentos textuales, imágenes, datos estadísticos, etc.

Componentes básicos de una base de datos

• Documentos, constituyen la entidad físico/cognitiva compleja que alberga la estructura formal, basada en los datos físicos necesarios para su identificación (título, autor, lugar de publicación, fecha, edición,...) y la estructura lógico-cognitiva, centrada en el contenido y en las propiedades semánticas.
• Representación de documentos, tanto de sus propiedades físicas como semánticas se hace mediante palabras clave, frases, etc. que servirán de puntos de acceso cuando interroguemos al sistema.
• Necesidades de información de los usuarios, manifestadas en la solicitud de información.
• Representación de las necesidades de información, expresadas también con palabras clave o frases.
• Comparación de la representación de información con la representación de los documentos. Las bases de datos, basadas en la función semejanza compara, a través de un índice, ambas representaciones para seleccionar los documentos relevantes.
  
  
  
  
  

Después de muchos años usando estos tremendos y muy buenos programas, conocí el entorno visual de Access y en un periodo de unos tres meses, aprendí a manipularlo de manera más sencilla. Comencemos:

Vaya a INICIO / TODOS LOS PROGRAMAS /microsof office /microsoft acces

Esta es la pantalla inicial de Access:

A la derecha sale un panel de opciones y abajo la opción "Crear un archivo nuevoဦ". Escójala y saldará la pantalla siguiente:

Seleccione la primera que dice "Base de datos en blancoဦ"Al darle clic se abrirá una nueva ventana para colocarle un nombre a nuestra base de datos - por defecto pone db1 - y para guardarla en un lugar determinado. Le ponemos un nombre y damos a guardar (escoja el lugar donde desea guardar su base. Por defecto el sistema escoge la carpeta Mis documentos). Vea la siguiente imagen.

A mano izquierda están los distintos objetos: tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. En este tutorial conoceremos los cuatros primeros objetos. En el objeto "Tablas" se diseñan todas las tablas que tendrá nuestra base de datos. El objeto "Consultas" es muy interesante y con el se diseñan las consultas atendiendo a determinados criterios, que le haremos a la base de datos. Los "Formularios" son la forma visual de entrada de datos en la base. Los "Informes" es lo que resulta de hacer una consulta y que nos sirve para visualizar o imprimir un resultado de una búsqueda.

DISEÑANDO UNA TABLA

Luego de escoger el objeto "Tablas" a la derecha están tres opciones:

1. Crear una tabla en vista diseño
2. Crear una tabla utilizando el asistente
3. Crear una tabla introduciendo datos.

Si escoge la opción número dos me sale lo siguiente:

A la izquierda sale un conjunto de diversos temas y en el centro los campos de cada tema y a la derecha dos botones para agregar los campos en el cuadro en blanco. Escoge el tipo de base que desees, los campos que quiera y luego déle a siguiente. Sigue el asistente y en cuestión de minutos habrás diseñado una base completa. Escojamos estudiante de las opciones de la izquierda y veamos las distintas pantallas:

Seleccioné los campos principales: nombre, apellidos dirección, ciudad, codpostal, núm teléfono, especialidadဦetc.

Después de seleccionar el tipo de base de datos y los campos, se activan todos los botones del centro y se usan para poner un campo (el primer botón), ponerlo todos (el segundo), quitar uno (el tercero) o quitarlos todos (el cuarto botón). Déle a siguiente y veremos:

Me pide el nombre que deseo ponerle a la tabla. Por defecto el sistema le pone el que escogimos de la primera opción de la izquierda.

Campos:

Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. 

Regitro:
Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.